Cómo preparar tus datos de producto antes de importarlos en un PIM (con plantilla GRATIS)

Miguel Giner · febrero 09, 2021

Un sistema PIM para organizar toda tu información de producto es un paso gigantesco hacia la eficiencia y la mejora de tu imagen de marca.

Después de elegir el PIM perfecto para tu empresa (y si aún no sabes cómo hacerlo, te lo explicamos aquí), tendrás que preparar todo el ‘alimento’ que necesita el software para centralizar tu catálogo. Con nuestros consejos, este esfuerzo inicial será mucho más rápido y valdrá la pena para acceder cuando antes a los beneficios de un PIM:

• Centraliza todo tu contenido de producto en un único lugar, accesible desde cualquier dispositivo.
• Edita fácilmente, incluyendo traducciones y gestión de imágenes.
• Conecta los datos con distintos canales (web, ecommerce, marketplaces, materiales impresos, etc.).

¿Qué necesitas para importar datos de producto a un PIM?

Es muy sencillo importar datos a un PIM, desde el principio y en cualquier momento (cuando necesites añadir nuevos productos o referencias).

Incluso si ya tienes hojas de Excel, XLSX o CSV, puedes cargar estos archivos al PIM, y los interpretará para incluirlos en tu base centralizada. También es posible enviar los datos desde un ERP, si tu empresa cuenta con uno y hasta ahora habéis reunido en él contenido de catálogo, fabricantes, distribuidores, etc.

Un PIM es increíblemente versátil, tanto al adaptarse desde el comienzo a tu empresa y proyecto como al amoldarse a tus necesidades si van cambiando con el tiempo.

Sin embargo, sí es recomendable hacer un poco de preparación para que tu onboarding vaya como la seda:

• Contar con un gestor de proyecto, que tenga visión global de la estructura de tu catálogo y experiencia en software PIM. No es imprescindible, pero muy conveniente porque os ahorrará dudas al preparar e importar los datos.
• Preparar la estructura de tu catálogo. Para que la importación de datos sea lo más ágil posible, es mejor que tu estructura de datos de producto siga un modelo adecuado a tu sector. En Sales Layer te proporcionamos un modelo de ejemplo de árbol con familias, categorías y campos de información, para que veas cómo preparar los datos, y normalmente será muy similar a la estructura con la que ya trabajas. Puedes descargar gratis una plantilla de ejemplo en el botón inferior, y en el apartado siguiente analizaremos cómo usarla.

Descarga tu plantilla gratis

• Correlacionar las imágenes. Como el contenido visual es tan importante en ecommerce y catálogos, para cargar bien tus fotografías de producto tendrás que poner a los archivos el mismo nombre que el indicado en su correspondiente producto o variante (cuidando mayúsculas, minúsculas, acentos, etc.).
• Organizar los metadatos. Hay que añadir contenido de producto como etiquetas alt de las imágenes aparte, ya que un PIM no los genera automáticamente.
• Marcar los plazos. Recuerda que según el volumen de tu catálogo, la preparación e importación de los datos llevará más o menos tiempo. Es importante que los analices previamente para conocer bien el tiempo que necesitas y evitar frustraciones.
• Realizar pruebas. Esto es vital antes de lanzar cualquier software, incluido un PIM. Agenda un periodo de preparación y prueba que asimismo dependerá del volumen de tu catálogo. De este modo comprobarás que todos los datos se hayan importado correctamente.

Ejemplo de datos de producto preparados para un sistema PIM

Tanto en la plantilla que puedes descargarte más arriba como en esta tabla se muestra una selección de productos de electrónica con campos preparados para la importación a un PIM.

Como puedes ver, en una hoja de cálculo se preparan columnas de información clave, y en cada fila se incluye una referencia de producto.

Cada producto debe estar asociado a sus datos básicos, como se muestra en esta hoja:

• Familia (en el caso de electrónica, una familia puede ser ‘Ordenadores’, ‘Monitores’, ‘Torres’…)

• Referencia (un código identificativo, como el código SKU)

• Nombre

• Categoría (que se ramifica desde cada Familia, como ‘Ordenador de mesa’, ‘Ordenador portátil’, etc.). Es importante crear una hoja diferenciada para tu estructura de categorías:

• Descripción (si es necesario, en varios idiomas)

• Para la estructura básica del catálogo, debe crearse una hoja que incluya la referencia, la sección ‘padre’ y la sección ‘hija’ (en este caso, preparada en dos idiomas diferentes).

• Archivo de imagen

• Variantes

• Especificaciones técnicas

• Precio

En el caso de las variantes, se ha preparado una pestaña con las columnas para los datos de referencia de producto y sus variantes como color, medidas, estilo y capacidad, junto con las imágenes y precios individuales:

Tus primeros pasos antes de importar datos a un PIM

Ahora que ya te has decidido a incorporar un sistema PIM a tu empresa, no tengas miedo a los primeros pasos.

Accede a muchas más ventajas asociadas a un software PIM, como conexión con múltiples plataformas y canales, API, conectores especializados, ediciones fáciles mediante fórmulas y opción de cambios masivos, historial de cambios, copias de seguridad, informes de calidad para mejorar tus datos de producto y un centro de soporte a tu disposición con materiales de apoyo.

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